Lorsque l’on parle de réconciliation en général, il s’agit toujours de comparer des données. L’objectif est à chaque fois de comparer des sources de données dissemblables afin de les analyser, d’identifier les éventuelles divergences et de certifier leur exactitude.
Il existe bien sûr plusieurs types de réconciliation. On peut citer ici le rapprochement bancaire, le rapprochement de titres ou encore le rapprochement de portefeuilles. Dans la plupart des cas, le rapprochement consiste à comparer seulement deux sources de données différentes. L’objectif est de s’assurer que tous les flux enregistrés dans une source le sont également dans l’autre source. C’est ce rapprochement qui permet de détecter les écarts.
Mais il existe aussi d’autres cas où plusieurs sources de données sont comparées. On parle alors de réconciliation multipartite.
Maintenant que nous avons défini le rapprochement classique ou le rapprochement à deux entrées, nous pouvons nous pencher sur le concept de rapprochement multipartite. Il vise le même objectif, mais cette fois-ci, il implique au moins trois systèmes d’enregistrement différents.
Pour mieux comprendre la différence entre ces deux types de rapprochement, prenons un exemple :
Imaginez que vous ayez une source de données contenant tous les bons de commande et une autre contenant toutes les factures. Pour vous assurer que tout est conforme et éviter d’éventuelles erreurs, vous allez vérifier que chaque bon de commande correspond à une facture, que les montants sont identiques et que les dates sont cohérentes. Il s’agit ici d’un rapprochement normal ou d’un rapprochement à deux entrées.
Le rapprochement à trois entrées ajoute une nouvelle étape : vous devez maintenant comparer tous vos bons de commande avec toutes vos factures et tous vos tickets de caisse. Si chaque bon de commande est accompagné d’une facture et d’un reçu et que toutes les données correspondent, vous avez réussi votre rapprochement tripartite !
Il est important de noter qu’il est possible d’effectuer des rapprochements à quatre ou même à sept sources de data. Lorsqu’un rapprochement implique trois entrées/sources de données ou plus, on parle de rapprochement multipartite ou de “matching de transactions” multipartite.
Le rapprochement multipartite peut s’avérer nécessaire dans diverses situations et est illustré par de nombreux exemples. Dans le secteur des assurances, il n’est pas rare de procéder à des rapprochements à quatre sources, car il faut analyser les enregistrements des contrats, des primes, de la comptabilité générale et de la banque. Il en va de même pour le e-commerce, où la réconciliation à trois sources est une étape obligatoire pour les départements financiers et comporte ses propres défis et complexités.
Concentrons-nous à présent sur le secteur du e-commerce et ses particularités. Comme nous l’avons
dit précédemment, la réconciliation tripartite est inévitable pour les entreprises de e-commerce. Pour
mieux comprendre, nous allons prendre un exemple, mais avant cela, il est nécessaire d’expliquer les
4 types de e-business que l’on peut identifier.
Dans notre exemple, nous nous concentrerons d’abord sur le modèle des e-commerçants. Le modèle de base d’une entreprise disposant d’une boutique en ligne est le suivant :
BO (back-office) → PSP (paiements) → Banque (virements)
👉 Dans cet exemple, la réconciliation tripartite visera à s’assurer que chaque ordre d’achat enregistré dans le back-office s’aligne avec une transaction enregistrée dans le PSP et avec un virement enregistré par la banque.
Dans le cas d’une boutique en ligne très active, on peut facilement supposer que le BO enregistre des milliers de commandes par jour, qui sont également enregistrées par le PSP. Avec un tel volume de données et trois sources d’enregistrement différentes, la réconciliation peut être un défi.
À cela s’ajoute le fait que le PSP prend des commissions sur les montants des transactions, ce qui signifie que pour une même commande enregistrée dans votre back-office, vous ne trouverez peut-être pas directement le même montant dans les enregistrements du PSP (puisqu’il soustrait sa commission).
Poussons l’exemple un peu plus loin. Comme nous l’avons dit précédemment, le modèle de base de la réconciliation tripartite inclut le BO, le PSP et la banque comme sources de données. Imaginons maintenant que vous soyez un vendeur international et que vous ayez créé une boutique en ligne qui vend dans différentes devises, dans différents pays et dans différentes langues. Peut-être avez-vous même créé plusieurs sites web pour répondre aux besoins de vos différents marchés !
Voyez-vous maintenant comment votre rapprochement tripartite peut facilement devenir un rapprochement multipartite avec 4, 5 ou même 10 sources d’enregistrements ?
Comme si cela ne suffisait pas, nous devons vous rappeler que les e-commerçants doivent faire face à de nombreux autres défis, tels que la diversification des méthodes de paiement, mais aussi les retours et remboursements de commandes, les commandes annulées, les promotions, les programmes de fidélisation, etc. Autant d’éléments qui complexifient le processus de rapprochement.
En conclusion, on peut dire que la réconciliation multipartite est un défi pour beaucoup d’entreprises et d’e-commerçants en particulier, car ils doivent :
Il va sans dire que, de même que des solutions ont été trouvées pour automatiser le rapprochement simple, les entreprises doivent trouver un moyen d’automatiser le rapprochement multipartite, ce qui les aidera à relever ces défis de manière plus efficace, plus rapide et plus précise.
Lorsqu’il s’agit de choisir comment automatiser le rapprochement des transactions, vous devez comprendre la différence entre un système de comparaison global et un système de comparaison unique.
Comme dit précédemment, le rapprochement des transactions compare toujours plusieurs sources de données. S’il n’y a que deux entrées différentes (comme dans un rapprochement normal à deux sources), le problème ne se pose pas. Mais s’il y a trois entrées ou plus (rapprochement multipartite), c’est là que les choses se compliquent.
Concentrons-nous à nouveau sur notre exemple d’e-commerçant. Pour comparer les trois sources de données différentes que sont le BO, le PSP et la banque, nous devrons d’abord comparer les données du BO avec celles du PSP, puis les données du PSP avec celles de la banque et les données de la banque avec celles du BO. Même si cela semble simple, il existe deux méthodes différentes pour y parvenir :
Pour réconcilier ces données (du BO, du PSP et de la banque), si vous choisissez l’approche un par un (système de comparaison unique), vous augmenterez le risque d’erreur et manquerez de précision. La première méthode proposée ici (système de comparaison global) est non seulement plus rapide, mais aussi plus précise et vous offre une vue d’ensemble de vos résultats.
Avec un système de comparaison global pour les rapprochements tripartites, le logiciel compare ces trois sources simultanément et vous donne une analyse/un résultat global(e).
Dans le cas d’un système de comparaison unique, le logiciel compare ces 3 sources une par une. Et vous donnera 3 analyses/résultats différents.
Comme cet exemple n’est qu’un rapprochement avec 3 sources, vous n’aurez pas de mal à vérifier les résultats de trois comparaisons différentes, mais gardez à l’esprit qu’en terme de scalabilité, le second système sera plus agile et efficace.
Ici, 3 sources impliquent que nous devons effectuer 3 comparaisons, mais c’est exponentiel. 5 sources
vous obligent à faire 10 comparaisons, 8 sources 28, 10 sources 45 …
Avoir à gérer plus de 10 comparaisons sera un véritable cauchemar pour vous et votre service IT !
Un autre défi consiste à éviter les doublons. Si vous disposez d’un système de comparaison un par un, vous risquez de vous retrouver dans cette situation :
Comme vous pouvez le voir ici, le PSP est intégré deux fois, dans deux comparaisons / rapprochements distincts. Dans un système de comparaison global, il aurait été intégré une seule fois et utilisé comme compte pivot, pour faire correspondre des données agrégées.
Un logiciel de rapprochement automatisé des transactions vous permettra d’éviter ces scénarios, en particulier s’il utilise un système de comparaison global.
Pour résumer :
Automatiser votre rapprochement multipartite de transactions vous permet de comparer des données provenant de 3 sources de données ou plus, pour effectuer vos réconciliations. Le logiciel peut utiliser un système de comparaison unique ou global, la différence essentielle étant la centralisation des données, le risque de duplication et l’accessibilité de la vue d’ensemble.
Comme pour tout logiciel d’automatisation, son principal avantage pour les entreprises est qu’il permet de gagner du temps. Ainsi vous pouvez consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée et réduire le risque d’erreur. Il est également flexible, car il peut traiter un volume de données important (voire extrêmement important) en un rien de temps, augmentant ainsi votre ROI.
La réconciliation peut être une tâche difficile, et elle peut être (sur)complexifiée par le grand volume de transactions que les entreprises de e-commerce doivent gérer quotidiennement. Le processus implique différentes parties prenantes et sources de données, ainsi que des méthodes de calcul. L’automatisation de cette tâche à l’aide d’un logiciel efficace facilite la gestion des transactions multidevises, des retours, des différentes méthodes de paiement, des écarts, etc. Avec toutes ces données, il peut être difficile d’identifier le problème et de savoir où le chercher. Une solution de rapprochement automatique des transactions cible le problème et vous permet de savoir directement où le trouver !
Avec XREC, il vous est possible de choisir :
De l’enregistrement au reporting (record to report) vous disposez d’une vision à 360° de l’ensemble de la chaîne de traitement de l’information, ce qui vous permet de résoudre des problèmes spécifiques. C’est la centralisation de l’information qui fait ici toute la différence, en vous faisant gagner un temps précieux dans la collecte des données et l’identification des écarts. Elle la rend également plus fiable et plus facile d’accès.
Nos équipes sont à votre écoute. Parlons ensemble de vos projets.
© 2024 CALIXYS Tous droits Réservés l Politique de confidentialité l Mentions légales
