En lisant la fiche de poste d’un DAF on y découvre que son rôle est notamment de veiller au respect des réglementations comptables et financières ainsi qu’à la conformité des obligations légales de l’entreprise. Mais au quotidien qu’est-ce que cela veut dire ? Quels sont les enjeux de cette casquette “conformité” ? Dans cet article, nous aborderons le stress des DAF face à leurs obligations de conformité légales et tenteront d’y apporter des solutions.
Selon une étude EY, 65% des DAF disent ne pas pouvoir se consacrer aux priorités stratégiques en raison du temps consacrée à la conformité légale, au contrôle et aux coûts.
Comme dans plusieurs métiers, les DAF peuvent être en proie au stress. La particularité dans leur métier est la proportion de stress liée aux obligations légales. En effet, les DAF coordonnent plusieurs pôles financiers : les différents services de comptabilité (banque, fournisseurs, ventes & facturation, …) les services des budgets et de planification, des investissements et parfois même les services RH (paie). Ils sont responsables du bon fonctionnement de ces différents services, mais aussi d’analyser et de communiquer les performances d’activités de l’entreprise à leurs collègues, à la direction ou au CA. Enfin ils sont souvent consultés pour les décisions stratégiques de l’entreprise pour leur capacité à établir des projections financières à court, moyen et long terme. Leur rôle est donc déterminant dans le pilotage de la stratégie d’entreprises, mais le poids et la responsabilité des obligations légales et règlementations pèsent lourdement sur leurs épaules. Ainsi nous relevons ci-après les principaux facteurs de stress :
Réalisée à chaque fin d’année la clôture comptable est sans aucun doute une source de stress pour les DAF. Elle est en effet cruciale car elle permet de communiquer un état des lieux des finances d’une entreprise. En dehors de ces enjeux importants, la clôture comptable et financière est un processus souvent long et fastidieux. Il faut trouver les factures, les bons, détecter les écarts et savoir les expliquer ou les apurer. Il faut surtout savoir à chaque fois où trouver l’information, à qui la demander et y avoir accès. Même si souvent, ce n’est pas le DAF qui gère directement cette tâche, il est responsable de la mise en place de processus pour son équipe et doit être garant de son bon déroulé.
Selon la définition du ministère de la justice le commissaire aux comptes ou CAC “vérifie la sincérité et la régularité des états financiers des sociétés. (…) Il s’assure que le patrimoine et la situation financière de l’entité soient conformes à la réalité”
Le commissaire aux comptes est donc garant de la conformité financière d’une entreprise, une des missions principales du DAF c’est justement de s’en assurer, alors la vérification du commissaire aux comptes fait pour lui office “d’examen final”
En plus de la clôture comptable, et des contrôleurs externes à l’entreprise, d’autres éléments viennent rendre le quotidien des DAF plus stressant. En effet, puisqu’ils sont aussi garants du respect des réglementations financières, ils sont les premiers à devoir s’adapter à celles-ci.
MIF II, Une norme européenne destinée à apporter de la transparence sur les marchés financiers, Dodd Frank, sur la supervision des banques, ou encore CASS 7, sur l’unification des systèmes de paiements en Europe, sont autant d’adaptations auxquelles les directeurs financiers ont dû faire face.
Tout ceci sans compter les réglementations spécifiques à certains secteurs d’activité ou zones géographiques. Ainsi, les DAF doivent se tenir informés des évolutions législatives les concernant, qui impactent directement leur manière de travailler ou les exigences à atteindre. Pour cela ils se réfèrent aux articles des institutions compétentes, l’AMF, la FCA, l’ACPR …
Il est indéniable que cela exige d’eux une grande vigilance, est une source supplémentaire d’inquiétude et force l’adaptabilité des services.
Les différentes contraintes évoquées plus tôt, font partie intégrante du quotidien des DAF et représentent des challenges aux enjeux importants.
Comme dans plusieurs réglementations, on trouve aussi dans les réglementations financières des notions d’échéances et de délais à respecter. Ainsi, à la contrainte de la conformité s’ajoute celle du temps, et cette accumulation de contraintes finit par être source de stress. De plus ces échéances dans le temps imposent une certaine régularité aux services, un grand besoin d’outils de priorisation, et d’analyse.
Inutile de le rappeler, l’image que véhicule une entreprise auprès de toute ses parties prenantes est très importante. C’est aussi un autre enjeu de la conformité financière, garantir l’image d’une société, sa réputation, sa transparence et sa crédibilité. Effectuer des contrôles financiers pour se conformer à la légalité, c’est créer une marque de confiance envers les partenaires, fournisseurs, investisseurs et actionnaires, mais aussi envers les consommateurs
Enfin parmi les nombreuses autres difficultés que les directeurs financiers peuvent rencontrer, nous citerons ici la collecte des donnés. Simple en apparence cela peut devenir un vrai casse-tête lorsqu’il s’agit de collecter des données éparpillées dans le temps et entre différents services. Sans un système de centralisation efficace et un processus de reporting clair, cette tâche à elle seule peut aussi devenir stressante.
Dans une autre étude d’EY menée en 2010, on apprend que 57% des DAF de groupes estiment que la collecte et l’analyse avancée des données est une “compétence clé pour la fonction Finance de demain”.
La centralisation des données facilite aussi plusieurs autres processus de conformité, car cela fait gagner un temps précieux aux services financiers. Avoir des données fiables et faciles d’accès, savoir directement ou chercher tout cela augmente la productivité, le respect des coûts et le respect des délais, ce qui au final diminue le stress lié à la conformité légale et financière.
Au vu de tous les problèmes possibles que nous venons de lister, il apparait clairement que la première chose à faire est de centraliser ses données. En effet, la centralisation des données à elle seule, facilite plusieurs autres processus de conformité. Cela fait gagner un temps précieux aux services financiers. Avoir des données fiables et faciles d’accès, savoir directement où chercher, tout cela augmente la productivité, le respect des coûts et le respect des délais.
Disposer de ses données financières au même endroit évite les erreurs, les pertes de temps et facilite les processus de toutes vos obligations légales. C’est la première clé pour réduire le stress !
Bien sûr il ne suffit pas de savoir les rassembler, pour être totalement rassuré, il faut aussi chercher l’exactitude de ces données, puisqu’elles sont la base de travaux d’analyses et de documents légaux.
Il est donc plus pratique de choisir un logiciel ou une solution qui permette non seulement la centralisation mais aussi la vérification et la validation de vos données financières.
En effet il ne suffit pas de pouvoir les trouver facilement, mais aussi d’être sûr qu’elles soient fiables. Puis, il faut mettre en place un processus de vérification des flux clair, efficace et adapté à votre activité.
La solution XREC de Calixys, permet justement de définir des rôles, une visibilité et des droits différents à chaque utilisateur afin de collaborer entre les services et d’avoir un process flexible et fiable.
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