L’entreprise Leroy Merlin est une enseigne de magasins de la grande distribution spécialisée dans la vente de produits de matériaux de bricolage, jardinage, construction, ameublement et décoration. Fondée par la famille Leroy Merlin en 1925, et rachetée par la famille Mulliez (groupe Auchan) en 1981, c’est aujourd’hui l’entreprise pionnière du groupe Adeo et le premier acteur français sur le marché de l’amélioration de l’habitat.
Forte d’une histoire centenaire, Leroy Merlin n’a cessé d’évoluer et d’innover pour être toujours plus proche des besoins et des envies des habitants. Leroy Merlin en quelques chiffres c’est :
Comme pour beaucoup d’entreprises, l’optimisation de la gestion financière est un enjeu important pour Leroy Merlin. La réconciliation des paiements en particulier car c’est une des opérations financières les plus impactées par le volume d’activité, les évolutions des habitudes de paiement, le nombre de magasins et les canaux de vente.
Réconcilier toutes les transactions effectuées dans tous les points de vente Leroy Merlin et ce à travers différentes régions de France n’est pas une mince affaire ! L’enjeu est d’avoir un système de réconciliation qui laisse peu de place à l’erreur humaine, et qui soit assez robuste pour supporter un volume de transaction important et donner une vue d’ensemble de l’activité des magasins à la maison mère.
Avec un chiffre d’affaires de 9,8 M€ en 2022 et 9,93 M€ en 2023, le nombre de transactions à réconcilier chaque jour est considérable. Les magasins sur le territoire français ont représenté à eux seuls 90 millions de transactions à réconcilier en 2023.
Pour atteindre une réconciliation des paiements en caisse parfaite il faut que chaque paiement en caisse corresponde à une transaction enregistrée dans la comptabilité du magasin, mais aussi enregistrée dans la comptabilité du groupe.
A la fin de la journée lors de la fermeture des magasins, les soldes des caisses doivent être vérifiés et équilibrés avant d’être transmis au siège. C’est alors que l’on peut voir apparaître des erreurs de caisse (encaissements, retours, remboursements, erreurs humaines…) et ces erreurs cumulées peuvent coûter cher !
Un second challenge s’ajoute alors à cela, car en plus de détecter les erreurs de caisse il faut pouvoir les identifier pour les apurer. Remonter à la source de l’erreur au sein même du magasin, mais aussi depuis le siège. La visibilité et l’accessibilité ont alors toute leur importance. Il convient de pouvoir avoir une vue synthétique globale de tous les magasins, mais aussi une vue plus précise, par magasin et par transaction afin de pouvoir passer facilement d’une vue d’ensemble à une vue au détail.
En plus du grand nombre de transactions et de magasins, Leroy Merlin fait face à une autre problématique lorsqu’il s’agit d’effectuer ses réconciliations. Comme beaucoup d’autres acteurs de la grande distribution, l’entreprise doit gérer différents canaux de vente et différentes méthodes de paiements.
Entre le drive, le retrait en magasin (click & collect), la vente en ligne, et l’achat directement en magasin, attribuer chaque vente à un magasin et réconcilier des transactions qui ont lieu sur différents canaux représente aussi un défi. Pour que le département finance puisse garantir une traçabilité des données et une cohérence à travers tous les canaux, il faut une solution accessible, avec un stockage et un historique des transactions offrant visibilité et précision aux acteurs concernés.
Il en va de même pour les moyens de paiement. Paiement par carte, sans contact, par smartphone, espèces ou carte cadeau. Mais aussi paiement en plusieurs fois, réductions et codes de promotions, points fidélité … l’enregistrement des paiements est complexe et diversifié, nécessitant parfois une uniformisation d’écriture afin de pouvoir les réconcilier plus facilement.
Enfin l’essor des caisses automatiques, qui permettent au client de faire lui-même le passage en caisse et le scannage des articles, change l’expérience du consommateur, mais peut aussi être source d’erreurs de caisses.
Pour optimisez votre gestion financière et ne rien rater des actus de votre secteur !
L’automatisation apparaît comme premier choix lorsqu’il s’agit de gagner en efficacité, et particulièrement lorsqu’il s’agit de répondre aux enjeux de la grande distribution face à la réconciliation des caisses.
En effet le grand volume de transaction peut être réconcilié en quelques secondes avec une solution robuste. Le multidevise et le multicanal est aussi plus facilement géré, tout comme la diversité des moyens de paiement grâce à l’uniformisation des écritures enregistrées.
Enfin, l’enjeu d’avoir une vue consolidée au niveau du groupe et de la direction financière est également facilitée car les outils d’automatisation disposent aussi en complément d’outils d’analyse et de création de Dashboard personnalisés.
Le besoin premier de Leroy Merlin est d’adopter un système de réconciliation automatisé afin de pouvoir traiter rapidement leur grand volume de transactions et de gagner en efficacité et en fiabilité lors de la réconciliation des paiements en caisse.
Ils souhaitent donc mettre en place un outil capable de faire cela et de répondre à leurs nouveaux défis, tout en étant durable, scalable et facile d’utilisation.
Leur objectif final : avoir un taux de matching plus élevé et un taux d’écarts plus bas.
Avant la mise en place de la solution XREC de Calixys, ils avaient une perte 3,6 % de leur CA dû à des erreurs de matching des paiements.
XREC permet aux marchands de réconcilier automatiquement et rapidement leurs paiements qu’ils soient effectués en magasin ou en ligne, par carte bancaire ou tout autre moyen de paiement, tout en garantissant la fiabilité des données.
Leroy Merlin s’est appuyé sur Calixys pour mettre en place des processus de réconciliation efficaces et adaptés à son activité et ses nouveaux enjeux. Pour exploiter au maximum le potentiel de la solution XREC, les équipes de Leroy Merlin ont pris la décision de repenser complètement leurs processus de réconciliation. Le but étant de tirer tous les avantages de la solution et d’avoir un processus adapté à cette dernière.
Pendant toute la durée du projet, les équipes de Leroy Merlin, ont disposé d’une personne dédiée pour piloter l’implémentation. Les équipes ont aussi été accompagnées dans leur mise en place de nouveaux processus et formées à l’utilisation de l’outil.
En ce qui concerne les résultats concrets de l’implémentation de la solution au sein de l’entreprise, les équipes de Leroy Merlin ont répondu à nos questions pour fournir leur retour d’expérience.
“Nos équipes métier ont plusieurs millions de transactions à rapprocher par mois. Nous avions besoin de mettre en évidence nos écarts et donc étions à la recherche d’un outil qui puisse absorber nos millions de transactions rapidement, qui soit évolutif pour intégrer nos autres moyens de paiement à venir et qui permette de venir épurer notre comptabilité.”
“Il nous fallait un outil performant et avec lequel le métier puisse être autonome. Ensuite, nous avions aussi besoin de pouvoir apporter des évolutions aux règles de matching.”
“Notre objectif était donc de lancer un pilote à travers un outil, pour ensuite l’étendre chez nous et/ou au sein du groupe. Après 6 mois de préparation, de développement et d’accompagnement, nous utilisons la solution XREC depuis novembre 2023.
L’outil XREC a répondu à nos attentes en termes de capacité, de délai et d’organisation. Cela a très vite été marquant :
“La mise en application de l’outil XREC a permis de mettre en évidence des dysfonctionnements dans nos process end-to-end ; des dysfonctionnements qui ont pu rapidement être corrigés.
Nous sommes d’ores et déjà en train de nous pencher sur l’expansion de la solution. Nous sommes ouverts à toute évolution de l’outil qui nous permettrait d’optimiser encore l’évolution de nos règles de matching et/ou d’identification d’écart (exemple, par de l’IA).”
L’équipe Calixys remercie les équipes métiers, finance et communication de Leroy Merlin pour leur confiance et leur collaboration.
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