Comment gérer la complexité de la clôture comptable et financière en cette fin d’année ?
Publié
Le 22/12/2022, par :
- Anne Marie Diom
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La clôture comptable et financière arrive très vite chaque année ! L’entreprise est accompagnée le plus souvent par l’expert-comptable qui doit réaliser le bilan comptable global de l’année. Un processus obligatoire qui permet d’informer leurs parties prenantes de l’état de santé financière de l’entreprise.
Cependant … Il y a plusieurs comptes à contrôler, manque de pièces justificatives, des données inexactes, factures pas enregistrées et erreurs de saisie ?
Une surcharge de travail et de stress qui demande beaucoup de temps.
Pas de panique ! Dans cet article, notre équipe vous donne les meilleures astuces pour mieux gérer la complexité de la clôture comptable pour cette fin d’année.
4 Problèmes à éviter pour réussir sa Clôture Comptable pour cette fin d'année
Avant toute chose, il faut s’assurer que vous pourrez créer des règles de « matching » sur vos données. Il y a donc une étape importante d’analyse des flux et du fonctionnement de ceux-ci notamment dans les systèmes sources :
- Les flux sont-ils agrégés d’un côté et sur une ligne de l’autre. Règles (1-1 , 1-n , N-n) ?
- Y a-t-il assez d’informations sur les champs pour créer des règles, peut-on les obtenir si elles n’y sont pas ?
- Y a-t-il des cas particuliers (gestion des annulations, doublons, …) ?
- Aurais-je besoin de tolérance au matching sur des dates ou des montants ?
- Y a-t-il des tables de transcodification à prévoir afin d’homogénéiser les données ?
Doit-on enrichir les données sources pour obtenir plus d’informations lors de l’analyse des écarts ?
Une bonne analyse de vos données à réconcilier est fondamentale et vous aiguillera fortement vers des solutions adaptées ou avec le moins de compromis. Ainsi, la solution choisie a-t-elle la flexibilité attendue sur les critères de matching, comporte-t-elle des fonctionnalités d’enrichissement et de mapping des flux ?
1. Ne pas justifier les soldes comptables du bilan comptable
Tous les montants en écart doivent impérativement être vérifiés et justifiés (comptes clients, fournisseurs, comptes de trésorerie…)
Pensez à vérifier toutes les opérations comptables (le débit et crédit) du solde de chaque compte et à lettrer les montants au débit pour que ce soit égal aux montants au crédit. Si vous sautez cette étape, vous allez forcément avoir des anomalies et des écarts entre les montants et vous perdez du temps à identifier les erreurs.
2. Gestion des processus financiers à l’intérieur et à l’extérieur de l’ERP
Certaines entreprises possèdent plusieurs outils qui ne sont pas compatibles entre eux. Il faut consacrer du temps à récolter les informations d’un outil à autre. Cela peut générer des problèmes et des retards pour la clôture financière.
Pour mieux suivre les processus financiers et avoir une meilleure visibilité, il faut automatiser et centraliser les données et les tâches de la préparation et l’enregistrement des écritures comptables pour réduire les retards et atténuer les risques.
3. Comptabiliser les pièces en double
Comptabiliser le même encaissement ou facture 2 fois fausse les résultats. Certaines entreprises possèdent un outil qui détecte et empêche d’enregistrer deux pièces qui disposent la même référence. D’autres réalisent la saisie manuellement et obtiennent des résultats pas fiables avec des erreurs de saisie.
4. Oublier de traiter les anomalies
Oublier de traiter les anomalies constitue une grande erreur, malheureusement, nous rencontrons ce problème dans certains services financiers. Pour éviter d’oublier les erreurs, il faut contrôler vos mouvements chaque jour et mettre les états de rejets à traiter avec une alerte ou en notifiant un membre de l’équipe financière afin que cette anomalie puisse être traitée rapidement.
👉Si vous souhaitez tout savoir sur la clôture comptable, c’est ici : Comment accélérer votre clôture comptable ? Tout ce que vous devez savoir.
6 astuces pour simplifier vos processus de clôture comptable
Grâce à l’application de ces 6 astuces, vous obtenez une clôture comptable sans erreurs et conforme à la réglementation à la fin de l’année.
1. Prévoyez de réaliser des clôtures comptables trimestrielles pour éviter les surprises sur la clôture annuelle
Pour gagner du temps sur la clôture de fin d’année, nous vous conseillons de réaliser des clôtures comptables trimestrielles. Cela permet de mieux gérer et d’organiser ces processus afin d’éviter les mauvaises surprises de dernière minute et d’assurer une clôture comptable annuelle fiable et efficace. Vous allez également pouvoir anticiper au maximum les difficultés, l’objectif est de pouvoir garder la main dessus afin d’intervenir rapidement en autonomie.
2. Contrôlez les reportings afin de réaliser un report de qualité
Contrôler les reportings afin d’avoir un report de qualité nécessite un contrôle automatisé des données financières pour aider les équipes financières à gagner du temps et à réduire la charge de travail. Il faut donc contrôler régulièrement les documents, justificatifs, comptes et reportings fournis par les autres services afin de pouvoir analyser les processus avant la clôture comptable et financière annuelle.
« La solution XCERT permet à toutes les filiales du groupe d’avoir une plate-forme unique, robuste et efficace pour la documentation des rapprochements de plus de 1 500 comptes bancaires. Son déploiement dans les 140 pays où nous sommes présents nous a permis de renforcer nos contrôles et d’améliorer la rapidité de nos analyses. »
– François CHABAS, EVP CFO chez Bureau Veritas
3. Fiabilisez vos données comptables et financières pour un audit fiable
À l’approche de la clôture, vos données financières et comptables doivent être impérativement fiables et conformes. Certaines entreprises paniquent, car leur outil n’est pas capable de supporter et de traiter un grand volume de données. Ces traitements peuvent devenir très vite chronophages si les informations ne sont pas décentralisées. Nous vous conseillons d’avoir une visibilité sur toutes les données pour pouvoir les trier et les exploiter correctement.
👉 Approfondissez le sujet sur la gestion et fiabilisation des données financières.
4. Impliquez tous les acteurs nécessaires à la clôture comptable
Nous vous conseillons d’avoir un espace où toutes les parties prenantes peuvent s’informer, communiquer et déposer les justificatifs pour vous simplifier le travail. La clôture de fin de période implique souvent les dirigeants d’entreprise, les managers, l’expert-comptable et le directeur financier, il faut que leurs justificatifs et leurs accès vous permettent de conclure rapidement votre clôture comptable en toute fiabilité. Informez toute l’équipe en avance de la date à laquelle vous réalisez cet exercice pour éviter les retards.
5. Centralisez et automatisez toutes vos données sur une seule interface
Pour avoir une vue globale et tracer toute l’information dès l’import jusqu’à l’export, il est préférable de centraliser vos flux financiers dans une seule interface.
Cette interface doit vous permettre d’automatiser les rapprochements des données et d’avoir un suivi. Ainsi, vous allez pouvoir consacrer plus de temps sur votre clôture comptable.
6. Établissez des pré-closings pour anticiper les erreurs au moment de la clôture comptable et financière
Pour anticiper les risques, vous devez établir des pré-closings qui vont vous aider à détecter les erreurs plus rapidement. Le pré-closing consiste à faire des tests de précision et à préparer les tâches à accomplir en fin d’année. Vous pouvez le réaliser 1 mois à l’avance de la clôture annuelle afin d’éviter les complications et les retards dus aux erreurs.
XCERT, la solution pour améliorer les processus de la révision et de la clôture comptable
Avec XCERT, vous améliorez les processus de la révision et de la clôture comptable avant la fin de celle-ci. La solution vous offre une approche moderne et simple en supprimant les tâches manuelles et fastidieuses avec l’automatisation des justifications des soldes.
Chaque étape est tracée et centralisée dans une seule interface, vous avez la possibilité de consulter en temps réel. Elle vous permet des processus comptables fiables et conformes à la réglementation. Pour avoir plus de détails et mieux comprendre comment XCERT peut vous aider à clôturer vos comptes rapidement, faites appel à nos experts demande de démo.
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