Une fois que vous avez identifié le besoin d’automatiser et industrialiser vos réconciliations, il va falloir se poser quelques questions importantes avant de lancer les travaux ou prendre la décision d’investir dans une solution dédiée.
Cela vous évitera de partir trop rapidement dans des voies coûteuses, peu sécurisées et chronophages comme des développements internes, l’utilisation de solutions inadaptées, ou l’utilisation systématique de Excel ou autre tableur.
Avant toute chose, il faut s’assurer que vous pourrez créer des règles de « matching » sur vos données. Il y a donc une étape importante d’analyse des flux et du fonctionnement de ceux-ci notamment dans les systèmes sources :
Une bonne analyse de vos données à réconcilier est fondamentale et vous aiguillera fortement vers des solutions adaptées ou avec le moins de compromis. Ainsi, la solution choisie a-t-elle la flexibilité attendue sur les critères de matching, comporte-t-elle des fonctionnalités d’enrichissement et de mapping des flux ?
Une réconciliation peut être de deux natures :
Les flux à rapprocher sont intégrés à chaque début de cycle de réconciliation en conservant les flux provenant des cycles précédents. Exemple : rapprochement bancaire, rapprochement comptable, Opérations cash etc.
Il s’agit le rapprocher à un instant T deux ou plusieurs sources sans chercher à conserver les données une fois le contrôle effectué, MAIS ce contrôle est souvent à répéter sur la semaine ou sur le mois. Exemple : rapprochement de positions de portefeuilles, inventaires, etc.
Cette différence est très importante, car elle influe fortement sur la capacité d’analyse et de suivi des écarts ainsi que sur les mécanismes d’automatisation. Dans une réconciliation « En continu » vos écarts sont « persistants » et donc il est simple de suivre leur « matching » sur le long terme, dans une réconciliation « En stock » les écarts seront souvent « redondants » à chaque cycle, car les données du précédent cycle ont été supprimées.
Le cycle d’une réconciliation détermine sa fréquence. Si la fréquence est courte, il faudra inévitablement s’orienter vers l’automatisation pour ne pas être submergé par les tâches répétitives. Avec une solution permettant l’automatisation des traitements, vous pourrez raccourcir vos cycles et ainsi réduire vos risques en effectuant des contrôles plus réguliers.
Le processus métier consiste à définir qui fera quoi et comment seront traités les écarts et les justifications qui ne peuvent être automatisées . Quels seront les échanges entre services ? Ainsi, une solution proposant une répartition des données claires, des rôles applicatifs bien définis, des workflow de suivi des écarts, des certifications, des fonctionnalités manuelles de saisie ou de matching, des facilités d’export et des indicateurs clés sera fortement appréciée. Ne pas oublier également la capacité d’une solution à faciliter les échanges et le transfert de documents de justifications notamment qui pourraient être associés directement sur les opérations concernées.
La sécurité de vos contrôles est primordiale, car il s’agit justement de « contrôler » vos opérations financières et vos comptes afin de faire ressortir des états financiers représentatifs. Il devient donc évident que faire une réconciliation sur Excel ou sur d’autres tableurs n’est pas recommandé même si cela parait parfois plus rapide et moins coûteux, sur le long terme c’est une vraie fausse bonne idée.
La sécurité et la conformité minimale d’une solution de réconciliation, c’est déjà de pouvoir obtenir une traçabilité totale des flux intégrés et un audit de TOUTES les actions réalisées sur la solution. C’est aussi avoir la capacité de définir des rôles précis pour chaque utilisateur pouvant intervenir sur les opérations en écarts. Une solution en « conformité » facilitera le travail des contrôleurs et des auditeurs et augmentera fortement la confiance que vous porterez aux résultats fournis.
Enfin, c’est également pouvoir garder ses données réconciliées sur le long terme dans une solution afin de faciliter le travail de recherches en cas d’audit. Une solution disposant d’une base d’archivage automatique est un plus non négligeable qui vous évitera de nombreux développements internes pour sauvegarder vous-même vos données.
Accélérer et faciliter les opérations de rapprochement, c’est le but. Il est nécessaire de pouvoir automatiser le maximum de tâches techniques d’une réconciliation, car ces tâches sont répétitives et à faible valeur ajoutée. Il faut privilégier les solutions disposant d’un ordonnanceur interne permettant le séquencement des tâches.
De plus un système de réconciliation doit pouvoir se fondre rapidement dans votre SI et s’adapter à vos différentes applications de gestions internes ou à votre comptabilité sans développements complexes notamment dans l’interfaçage avec les fichiers d’entrée et de sortie. Optez pour une solution disposant d’ un module d’import « digne »
permettant d’interfacer tous types de fichiers sources et proposant des tables de mapping et de traduction des données.
Question essentielle, car très peu de solutions du marché apportent un niveau de flexibilité permettant d’adresser de nombreux périmètres métiers et c’est justement un problème. On voit souvent se multiplier dans les entreprises des modules de réconciliation ici et la pour répondre à un besoin spécifique.
Tous ceux qui sont déjà familier avec les processus de réconciliation savent que ce processus de contrôle est transverse et concerne de nombreux services d’une même entreprise.
Il est donc important de bien vérifier la capacité de la solution à adresser d’autres types de rapprochements sans avoir à acheter un nouveau module à chaque fois.
Evitez les solutions rigides qui vous imposent des modes de fonctionnement qui ne sont pas les vôtres. Optez pour une centralisation des réconciliations au sein d’une solution unique dédiée c’est prendre une longueur d’avance et s’éviter beaucoup de travail dans l’avenir car on sait à quel point ces processus peuvent devenir rapidement chronophages.
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