La gestion des écarts : rapide, personnalisée et automatisée
Classez, traitez et justifiez vos écarts sur une seule plateforme
Identifier et résoudre les écarts
Les écarts financiers ralentissent les processus, augmentent les risques d’erreurs et compliquent la clôture comptable. Lorsqu’ils sont traités manuellement, leur identification et leur résolution prennent du temps et mobilisent des ressources importantes.
Automatiser l’analyse et le classement des écarts permet d’accélérer leur traitement tout en réduisant les risques d’erreurs et de fraudes. Une meilleure gestion des écarts contribue à renforcer la qualité des états financiers et à fluidifier les opérations comptables.
En mettant en place des contrôles efficaces et un suivi précis, il devient possible de fiabiliser les comptes et d’optimiser la gestion des flux financiers.
Les défis de la gestion des écarts
« Je dois réduire, traiter et justifier un nombre important d’écarts comptables pour assurer la santé financière de mon activité et la conformité »
Vos défis quotidiens
Des solutions adaptées
Justifier les écarts en cas de contrôle :
Savoir justifier d’où provient l’écart, remonter à la source de l’erreur pour apurer vos comptes, relancer des clients ou chercher les bons justificatifs.
Processus complet d’identification des écarts :
L’identification et la classification des écarts automatisés peuvent s’effectuer quotidiennement, mensuellement ou au fil de l’eau afin d’être prêt en cas de contrôle.
Traiter différentes typologies d’écarts :
Les écarts ne sont pas tous du même type, ce qui complexifie leur résolution. Il est alors d’abord nécessaire de définir le type d’écart avant de le résoudre.
Classification automatique des écarts :
Le module de Break management vous permet de classer automatiquement les écarts selon leur type (orphelin, anomalien, erreur, exception) en fonction de règles que vous définissez vous-mêmes.
Collaborer avec différents acteurs :
Le processus de traitement des écarts implique différents acteurs en charge de la procédure de contrôle & validation, voire même différents services pour rechercher les justificatifs.
Plateforme collaborative :
Rôle différencié, chat intégré par compte de réconciliation, pièce jointe pour expliquer un écart, autant de fonctionnalités de la plateforme pensées pour collaborer en interne comme en externe.
Respecter les délais imposés:
Certains écarts doivent être résolus ou justifiés dans un laps de temps imparti afin de ne pas ralentir la clôture comptable, ou pour respecter des échéances légales.
Tableau de suivi des écarts :
Outil collaboratif de résolution des écarts, il propose une vue d’ensemble, un suivi, des assignations et des délais/échéances personnalisés.
Simplifiez et automatisez la gestion des écarts avec XREC
Les avantages d’une gestion des écarts automatisée
Gestion centralisée
Vous importez, réconciliez et gérez les écarts au même endroit, ce qui facilite l’historisation des actions et la résolution des anomalies.
Un gain de temps considérable
La détection et la classification des écarts effectuées automatiquement, vous libèrent du temps pour vous concentrer uniquement sur l’analyse et la résolution des écarts. La détection de la fraude, la gestion du risque et la préparation des audits sont d’autant plus facilitées et performantes.
Anticiper et personnaliser pour rester pro-actif
Les règles de classification des écarts sont personnalisables en amont. Vous pouvez analyser, détecter des tendances et améliorer vos processus en amont afin d’obtenir davantage de précision et pour réduire les écarts.
Collaboration décuplée
Assignez des rôles, des droits et des visibilités différenciés pour mieux collaborer et inclure les différents acteurs de votre équipe. Communiquez grâce aux canaux de discussion par compte de rapprochement. Ajoutez des notes et des pièces jointes à vos états financiers ou lignes de transaction pour améliorer votre gestion des écarts ainsi que votre communication interne.
Bien que le break management ait un aspect très métier, c’est un game changer pour les équipes du fait de la fiabilisation des données et des processus de contrôle et par le suivi précis des transactions en écart.
Younes KESRAOUI
Expert Consulting réconciliation - Calixys
